Se por um lado, diminui o número de telefonemas, por outro, faz com que passemos o dia inteiro apenas a responder a e-mails que em alguns casos praticamente nos impedem de trabalhar, posto isto, quase todos os dias nos deparamos com situações do tipo: o e-mail não chegou, foi para spam, não estou a receber....
Para que possamos saber o que estamos a fazer bem e mal, existem regras que devemos cumprir para uma boa utilização desta ferramenta de comunicação:
1. O E-mail empresarial só para trabalho
O e-mail trocado tem conteúdo que pode ser lido pelo seu chefe?
Se a resposta for não, ele deve sair do endereço de e-mail pessoal. “Assim como as outras ferramentas de trabalho, o e-mail empresarial deve ter uso restrito para assuntos profissionais. Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante que a pessoa sempre passe uma imagem de CREDIBILIDADE. A má utilização do e-mail do trabalho pode ser causa de despedimento. É cada vez mais comum o roubo de informações via e-mail ou mídias digitais que podem causar danos à empresa!
2. Seja objectivo
Ir direto ao ponto o mais rápido possível, sem deixar de fora o que é essencial. A sugestão parece fácil, mas nem sempre é lembrada na hora de explicar ao cliente um assunto delicado ou descrever um procedimento no trabalho. No meio de tanta coisa a ser resolvida, os e-mails mais claros e objetivos são mais eficazes para transmitir a mensagem desejada e evitam o desperdício de tempo. Nunca, mas nunca envie um e-mail sem assunto ou algo genérico como “Queria pedir uma coisa”. Coloque o assunto da melhor maneira possível, como “Envio do relatório X da empresa Y” ou “Agendar reunião dia tal”. Ao usar termos específicos no assunto, você faz com que a pessoa saiba imediatamente do que se trata e isso pode fazer com que ela dê mais importância ao seu e-mail (que, em outros casos, poderia passar despercebido). Além disso, facilita a pesquisa futura por esse e-mail, caso você precise basta procurar na pasta de e-mails enviados (e a pessoa também).
3. Aplique o princípio da escaneabilidade
Ninguém tem paciência para ler um e-mail empresarial com mais de 30 linhas, sem parágrafos, escrito num bloco gigante de palavras. Para evitar que seus e-mails sejam uma chatice para quem os recebe, aplique a técnica da escaneabilidade.
Escreva um texto conciso, com no máximo 5 linhas por parágrafo (se o assunto exigir um e-mail muito grande). Use setas, listas e intertítulos para facilitar a leitura.
4. Abraços... abs... bjs...
A comunicação profissional deve ser, de preferência, clara e sem abreviações. Isso significa que o uso de “vc” para “você” ou “qdo” para “quando”, por exemplo, pode ser evitado.
5. PALAVRÕES estão proibidos em e-mails profissionais
Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional está sendo analisada no e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e o uso de vírgulas. O uso coloquial do português nem sempre cai bem numa mensagem relacionada à rotina de trabalho. As gíriase PALAVRÕES estão proibidas em e-mails profissionais.
6. Não envie e-mails que não são claros
Eu sei que, hoje em dia, todos temos pressa e pouco tempo para escrever e-mails que expliquem detalhadamente o que precisa ser feito. Porém, eles precisam ter o mínimo de coerência. Antes de clicar em “Enviar”, releia o seu e-mail para verificar se ele está claro a solicitar exatamente aquilo que você precisa. Muitas pessoas acabam a fazer o trabalho errado ou tendo de o refazer apenas porque não entenderam o que foi pedido. E não adianta colocar a culpa no coitado – se comunicar é fazer-se entender. Se as pessoas não entendem o que você solicita, aprenda a ser mais claro.
7. Não envie e-mails com anexos gigantescos
Os servidores de e-mail tem limitações, no caso dos nossos servidores profissionais o valor máximo ideal é de 15Mb de anexos em cada e-mail. Se precisar enviar algum arquivo grande, coloque-o num serviço na nuvem e envie o link para a pessoa fazer download. ( num próximo artigo vamos abordar esta temática ).
8. Não peça favores a pessoas que não são da sua confiança
Nada pior que receber um e-mail de alguém que você não conhece (ou conhece muito pouco) a pedir alguma coisa. Quando precisar de solicitar algo assim, telefone, estabeleça outro tipo de contacto mais próximo com a pessoa antes de pedir. Nunca envie um e-mail diretamente dizendo que você é o Fulano e que está precisar de determinada coisa. É chato responder a uma pergunta de alguém que você não conhece.
9. Não faça solicitações diferentes no mesmo e-mail
Às vezes, a pessoa que o recebe pode tratar de uma solicitação mas, em relação à outra, ela precisará encaminhar o e-mail à pessoa responsável. Isso complica o trabalho dela, que terá que praticamente reescrever o e-mail solicitando. Peça uma coisa por e-mail. Não precisa “aproveitar” o espaço. Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.
Não responda a um e-mail sobre um assunto com outro. Isso é uma continuação da prática acima. Se precisa solicitar algo diferente, não diga “Aproveitando, queria pedir aquela OUTRA coisa…”. Envie OUTRO e-mail para aquela OUTRA coisa, ou pelo menos altere o assunto do e-mail.
10. Cuidado com o botão “enviar”
Um clique dado por engano e o e-mail é enviado pela metade ou com informações incorretas.
Na hora de escrever, é importante verificar com precisão as informações para ter certeza de que elas serão enviadas da forma desejada. Da mesma forma, cuidado com o envio de mensagem ao destinatário incorreto. Uma dica que pode ajudar muita gente é deixar o campo “Para” para preencher após a escrita do texto, o que pode prevenir um e-mail enviado antes da hora.
11. Não espere que as pessoas tenham a mesma frequência de leitura de e-mails que você
Algumas pessoas recebem 10 e-mails por dia, enquanto outra recebem 100 ou mais. Se apenas respondermos a e-mails, a nossa vida se resumirá a isso. Para priorizar outras atividades importantes, o e-mail provavelmente será lido com determinada frequência. Se o assunto pedir uma resposta em até 24 horas e você não recebê-la nesse tempo, contacte a pessoa de outra forma. Por favor, não reenvie o e-mail por cima do que você enviou como se a pessoa fosse estupida e não tivesse lido (isso é extremamente irritante), ou então escrevendo “você recebeu este e-mail??”. Sim, ela recebeu – apenas não te conseguiu responder ainda. Se você precisar da resposta, ligue, mande mensagem. Não envie outro e-mail. No geral, a maioria das pessoas responde entre 24 e 48 horas qualquer e-mail com perguntas. Se não for uma pergunta, deixe a pessoa responder dentro das prioridades dela e aguarde.
Por outro lado, se você recebeu um e-mail com uma pergunta e sabe que não conseguirá responder rápido, é de bom tom ser sincero/a e responder exatamente isso: “Fulano, recebi o seu e-mail mas só conseguirei responder previsivelemente em X tempo”.
12. Mantenha a sua assinatura em formato de texto, não de imagem
Muitos programas de e-mails bloqueiam imagens ou precisam que você clique para mostrar os anexos ou exibir as imagens para que elas apareçam. Não faça isso com a coisa mais importante do e-mail – a sua assinatura com informações de contacto. Uma assinatura bonita que não é prática não adianta nada. Existem também servidores de e-mail que enviam e-mails para a pasta de spam que não contenham um assinatura bem feita, para isso existem sites que disponibilizam serviços de forma gratuita que criam assinaturas para o e-mail e que cumprem as normas exigidas pelos servidores de e-mail, o que recomendamos é o: https://www.bybrand.io
13. Aprenda o que usar na despedida
Uma das maiores dúvidas de quem escreve e-mails empresariais é o que usar na despedida. Cumprimente e despeça-se de forma respeitosa e profissional. Um “beijo” ou “abraço”, no final do e-mail, é aceitável? Tudo depende da sua intimidade com a pessoa do outro lado.
Para muitos especialistas, o ideal é finalizar e-mails com o cumprimento “Obrigado (a)”. É a solução “diplomática”.
14. Tenha cuidado com a segurança
Para evitar acessos indevidos à sua caixa postal, normalmente realizados com o intuito de disparar emails de spam ou phishing (fraude eletrônica), utilize senhas fortes com caracteres especiais, letras maiúsculas, números e atualize-as regularmente.
15. Verifique com regularidade a sua pasta anti-spam
Muitos e-mails podem ir para essa pasta, o que pode deixar clientes (geralmente são pessoas de fora da organização ou que nunca te enviam e-mails que sofrem com isso) sem resposta. Tenha a prática de verificar ao menos uma vez por semana essa pasta, dependendo do volume de e-mails que você recebe diariamente. Não seria nada bom perder um cliente importante só porque o e-mail dele foi considerado spam.
16. Não faça spam
É cada vez mais comum a prática de enviar o mesmo email para uma grande lista de contactos. No entanto, para que essas mensagens não sejam classificadas como spam e os servidores de envio não sejam incluídos em blacklists (listas de bloqueio), é importante utilizar uma ferramenta de email marketing e seguir as recomendações de enviar conteúdos relevantes ao seu público, não realizar a aquisição de listas de terceiros, tentar ser o mais claro possível no assunto do email e respeitar pedidos de assinantes para cancelar a subscrição das listas. Os nossos servidores impõe limitações diárias no envio de e-mails que actualmente se encontram entre 200 e-mails via e-mail client ( Microsoft Outlook/Mozzilla Thunderbird ) e 500 e-mails via web browser.
Quando reencaminhar uma mensagem retire o do campo do Assunto: os excessos de "EN","ENC","FWD","RE"e"RES" .
Nem sempre é fácil expressar a emoção desejada numa mensagem apenas com palavras. No caso de e-mails profissionais, no entanto, não caia na tentação de usar emoticons. Enfeites nos e-mails podem ir para spam.
O uso de emoticons, variações de fonte, cores e há quem use papel de carta para e-mail - pode afetar a percepção do destinatário sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o e-mail. Mensagens com muitos enfeites podem até mesmo ser barrados pelo próprio filtro de spam do e-mail ou ir direto para spam sem ser lido.
17. Monitorize os limites de armazenamento
As contas de e-mail profissional fornecidas por nós anteriores a 6 de Dezembro de 2012 tem uma limitação de 15GB por conta, as contas disponibilizadas posteriormente a essa data actualmente não tem limitação de espaço, o que não significa que funcionem rapidamente caso o utilizador resolva testar essa falta de limitação. Caso necessite de fazer uma limpeza à sua conta, mas necessite de guardar os antigos e-mails nós podemos efectuar um backup da sua conta.
Seguindo algumas dica básicas, você ficará craque em enviar e-mails empresariais. Na hora de escrever, lembre-se sempre de ser conciso, claro e educado. A sua comunicação no ambiente de trabalho será muito mais efectiva e produtiva!
